Act-s2-2018: Gsuite inrichten en verkenning

 

Doelstelling

 

  • Deze opdracht is bedoeld om je het zelfvertrouwen te geven dat het volledig inrichten van een e-mail & collaboratieomgeving binnen een klein (of groter) bedrijf door gebruik te maken van cloudtoepassingen een (relatief) koud kunstje is. Integendeel zelfs, de functionaliteit de je bereikt zal merkelijk beter zijn dan wat in "on premise" (*) oplossingen meestal het geval is.

(*) "on premise" betekent servers en toepassingen die in jouw bedrijf opgesteld en beheerd worden

  • Verkennen van de functionaliteit van zo'n oplossing

 

Toebehoren

 

Voor het uitvoeren van deze opdracht heb je volgende toebehoren nodig:

 

Chrome browser

Maak deze opdracht enkel binnen de Chrome browser. Bepaalde functies, zoals bijvoorbeeld virtueel vergaderen met “Hangouts” werken niet met sommige andere browsers.

 

Een google account

Maak een persoonlijke gmail account aan. Het zou een realistischere opdracht geweest zijn indien we de GSuite trial zouden gebruiken, maar dan moet je ofwel een domein in eigendom hebben, waarvan je beheerder bent, ofwel een domein aankopen. En dat doen we dus maar niet. De meeste toepassingen zijn gelijk in de gratis gmail versie als in de betalende GSuite. We kunnen dan wel enkele zaken niet uitproberen (groepen, vault,...)

 

(als je dit wel wenst te doen:Google Gsuite trial - Die kun je hier aanvragen: https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome)

 

Je gratis Google Account maak je hier aan, mocht je die nog niet hebben. Had je er wel reeds een, dan ben je "ready to go". Kies een "professioneel" mail adres, zoals voornaam.achternaam@gmail.com, vooral omdat je in je leven die gmail account zeker nog zal nodig hebben!

 

Het trainingsmateriaal van GSuite is bruikbaar voor de Google Account - uitgezonderd uiteraard voor de niet inbegrepen toepassingen.

Trainingsmateriaal vind je hier.

 

Screen recording software

 

Zorg dat je over een werkende (ook microfoon aan de praat!) screenrecording software beschikt. Enkel goede zijn:

 

Screencast-o-matic

= Een gratis online screenrecorder.

Voor je de installatie van www.screencast-o-matic begint kijk je na of je JAVA runtime up to date is: https://www.java.com/en/download/installed8.jsp
Dan installeer je https://www.screencast-o-matic.com


iSpring Free Cam

https://www.ispringsolutions.com/ispring-free-cam


of nog iets anders...


https://www.techradar.com/news/the-best-free-screen-recorder

 

Opdracht

Na een grondige voorbereiding is de kogel door de kerk: Je eigen bedrijf start op. Volgens je businessplan start je met 5 medewerkers (jij inbegrepen) maar je hoopt al snel te groeien tot 25. Je hebt contacten in het buitenland, waar binnenkort een team van 10 extra medewerkers zullen opstarten. O.w.v. dat remote team wordt collaboratie bijzonder belangrijk.

 

Maar goed, nu start je met 5 medewerkers: 

  • Bedenk een naam voor je bedrijf.
  • Zorg dat je over enkele Google accounts beschikt. Zeker de 2 teamleden. Eventueel neem je nog wat vrienden/familieleden die een gmail account hebben.
  • Normaal gezien zouden we de betalende GSuite omgeving nu opzetten. Omdat je dan een eigen domein nodig hebt (kost 30 euro of zo per jaar) doen we dat niet. Je zal zelf wat research moeten doen om de oplossingen voor de opdrachten te vinden. Gebruik Googles zoekmechanisme op een intelligente manier (in het Engels, met een goed gekozen zoekwoordencombinatie) . En dan is er ook nog het Google leercenter: Die vind je hier.

 

Vervolgens maak je volgende situaties aan in je testomgeving:

 

  • Maak een distributielijst met de naam "Sales" aan die 3 van je 5 medewerkers bevat. Stuur een mail naar die distributielijst.
  • Maak een afspraak voor een vergadering met jezelf en 3 collega's die binnen een kwartiertje start. (Tip: Een afspraak in een kalender maken lijkt op een mail verzenden).
    • Als je nadenkt over het moment van de vergadering, is het mogelijk om een vrij moment te zoeken in de kalenders van allen zodat het waarschijnlijk “past”? Hoe doe je dat?
    • 2 van de 3 collega's bevinden zich fysiek op een andere lokatie, dus voor hen dient de locatie die je opgeeft virtueel te zijn, terwijl voor één collega het wel mogelijk is met jouw fysiek samen te zitten. Zoek uit hoe je dat doet.
    • Laat 1 collega de afspraak aanvaarden, 1 de afspraak weigeren. 1 geeft geen teken van leven. Hoe zie jij dat? Bewijs dat je de virtuele vergadering aan de praat kreeg en experimenteer daar wat mee.

 

Websites worden binnen bedrijven vaak gebruikt – dan met beperkte zichtbaarheid, bijv. enkel zichtbaar voor de afdelingsmedewerkers. Maak een intranet website aan via google sites voor een projectteam binnen je bedrijven. We gaan hier alle projectinformatie op delen.

  • Nog 1 andere collega moet ook editeer recht hebben voor deze website.
  • Verfraai die intranet website wat. Vergeet niet te publiceren als je klaar bent.
  • Je wil een projectkalender tonen met de mijlpaal data op. Je hebt daarvoor een nieuwe kalender aangemaakt die enkel dat doel heeft, en je hebt wat mijlpalen in de kalender geplaatst. Plaats die op een webpagina “project kalender” van je intranet website. Je medewerkers zitten ook in de US en Asië. Zorg dat ze zich nooit vergissen hoe laat een mijlpaal voor hen valt door tijdzone verschillen.
  • Voorzie op je intranet website ook een pagina waar je teamgenoten de documenten kunnen vinden over je project. De pagina “projectdocumentatie” toont daarom een map met deelmappen waarin gedeelde bestanden. Plaats enkele documenten in die mappenstructuur (tekst, rekenblad, pdf, presentatie)
  • Wat gebeurt als meerdere mensen tezelfdertijd in hetzelfde document typen. (probeer het uit!) (In oudere werkomgevingen was dit vaak een groot probleem, en bron van fouten omdat men elkaars wijzingen ongevraagd overschreef.
  • Jij en je collega’s maken wat wijzigingen aan een document en bewaren telkens de nieuwe versie in het documentenarchief van de marketingafdeling. Je ontdekt dat één wijziging fout is. Hoe kun je weten wie en wanneer die wijzigingen aangebracht heeft ? Kun je de voorgaande versie nog recupereren ?
  • HR wenst een personeel tevredenheid enquête op te zetten. Maak een tevredenheid enquête aan die uit tenminste 5 zinvolle vragen bestaat. Zorg voor één open vraag, één vraag waar men meerdere mogelijkheden kan aanvinken en één vraag waar je maar één keuze kan aanvinken. Vul verder aan met andere vraagvarianten tot 5. Publiceer die enquête op een pagina “Personeels enquête”. Zorg dat de resultaten voor verwerking als een rekenblad binnenkomen. Bekijk die resultaten in dat rekenblad.
  • Maak een filmpje van max 5 min als bewijs van wat je aangemaakt hebt. (geluid aan, opname beginnen met het vermelden van je naam). Gebruik screencast-o-matic of een andere tool om die schermopname te maken. Zorg dat er geluid is (toon snel alles wat je aangemaakt hebt met wat uitleg zodat je aan de docent bewijst inzicht te hebben)

 

Bewijsvoering

Subpagina "Samenwerken" op je website
Titel: ‘Samenwerken: verken Gsuite'
Paragrafen (gebruik onderstaande titels):

 

  • Samenvatting opdracht 
    Korte inleiding naar de opdracht
  • Bedrijf
    Geef de naam van het bedrijf, en een korte omschrijving van wat het zal doen. Had je GSuite gebruikt i.p.v. Gmail, dan werd dit de basis voor het URL pad en mail address extension
  • Link en Login
    Geef de URL naar je aangemaakte "site".
    Geef de loginnamen van de 5 aangemaakte gebruikers
  • Video proof
    Voorzie een link naar je video waarbij je in 5 minuten bewijst dat de punten hierboven vermeld bij "opdracht" gebouwd werden.
  • Feedback - Impressies
    Geef feedback over de opdracht en je leerervaring. Wat zijn je impressies over deze oplossing?