Mail & collaboratie inrichten voor je bedrijf
Inleiding
Het is met de huidige cloudoplossingen niet meer zo moeilijk om voor een bedrijf een volledige mail en collaboratieomgeving in te richten. Tot voor enkele jaren was dat compleet anders, en kon je niet om een ICT bedrijf met dure consultants heen die dit voor je opzette - meestal met eigen servers en met dure aan te kopen software van Microsoft (bijvb Sharepoint als collaboratieplatform, MS Exchange als mailserver)
Wat moet een mail en collaboratieplatform tenminste kunnen ?
Je verwacht tenminste volgende functionaliteit:
- eigen URL & mailextensie (dus niet jan.janssens@gmail.com maar jan.janssens@jansbedrijf.be)
- email, taak- en kalenderbeheer
- chat
- video & audioconferencing
- VOIP (Voice Over Internet Protocol - i.p.v. klassieke telefonie)
- schermdelen
- sociaal media platform voor intern bedrijfsgebruik (Zeker niet Facebook!!! - veel te gevaarlijk dat interne bedrijfsinformatie dan lekt naar buiten toe)
- bestandsopslag
- ad hoc collaboratie platform / document archief
- workflow
- browser gebaseerde tekstverwerking, presentatie, rekenblad
- beveiliging bij concurrent samenwerken aan zelfde document
- rollen met aangepaste rechten
- toegankelijk vanaf populaire smartphone, tablet, PC platformen
- ook functioneel zonder lokaal geïnstalleerde software (browser toegang)
Commerciële producten
Firma's zoals Microsoft, Google en vele anderen bieden een abonnementsdienst aan voor bedrijven waarbij bovenstaande functionaliteit in de cloud aangeboden wordt.
Enkele namen (dit is een onvolledige lijst !)
Microsoft office 365 Business
Office 365 in de bedrijfsversie betreft niet enkel de office suite maar ook een volledige e-mail oplossing, een werkruimte/website voor projectteams (sharepoint), online video conferencing, VOIP telefonie, scherm delen en instant messaging met de Lync Web App, online opslagruimte (skydrive). Als bedrijfs social media toepassing wordt Yammer gebruikt.
De office toepassingen kunnen in browser gebaseerde versie of als locaal geïnstalleerd gebruikt worden.
Google apps
Google biedt een professionele variant aan van haar gratis consumenten producten. Dit is de grootste concurrent voor de Microsoft suite en vormt een volwaardig alternatief.
Sterk punt is de mogelijkheid om met meerderen tezelfdertijd in hetzelfde document te werken terwijl toekijkers live de wijzigingen zien verschijnen. Zwak punt is de functionaliteit van tekstverwerker/spreadsheet/presentatiesoftware die niet kunnen tippen aan die van Microsoft alhoewel ze voor veel gebruikers wel zullen volstaan
- Gmail is de mailomgeving, nu met je bedrijfsnaam als mailextensie i.p.v. @gmail.com
- Hangouts biedt videoconferencing en zelfs live videostreaming voor hybride evenementen op Youtube
- Calendar is een persoonlijke en gedeelde afsprakenkalender
- google+ is het social media platform
- drive biedt een virtuele drive voor je bestanden
- Docs is een browser gebaseerde tekstverwerken
- Sheets is een rekenblad
- Forms maakt het mogelijk online invulformulieren aan te maken - hier maak je vlot een enquête mee
- Slides is presentatiesoftware
- Sites is een ad hoc collaboratie website
- Vault biedt lange termijn archivering - nodig voor legale compliance (vb. 10 jaar bewaarregel in banksector)
zoho
Zoho biedt een cloud collaboratie suite aan. Hun sterk punt ligt echter in de business toepassingen o.a. voor CRM die ze aanbieden zodat ZOHO een "one stop" oplossing kan worden voor bepaalde bedrijven
Zimbra
Zimbra Collaboration Suite (ZCS) is een groupware-product dat ontwikkeld is door Zimbra. Er zijn twee versies van Zimbra beschikbaar: een opensourceversie en een commerciële versie (die niet open source is).
